Organizacja konferencji – konferencja, według definicji to spotkanie grupy ludzi, którzy spotykają się, aby omówić jakieś konkretne zagadnienie. Uczestnicy konferencji skupiają się na wymianie informacji, a ich spotkaniu towarzyszy najczęściej określony cel. Konferencja nie odbywa się regularnie, jej uczestników łączy określona branża lub określone poglądy. Konferencje mogą mieć różne rodzaje, tj. konferencja może być polityczna, handlowa, naukowa, biznesowa, prasowa. Aby konferencja udała się, musi być odpowiednio zaplanowana i zorganizowana.
Organizacja konferencji
Konferencja to duże przedsięwzięcie, które wymaga szczegółowego planu. Na początku należy ustalić najważniejsze elementy czyli:
- Posiadany budżet – od stanu budżetu zależy dalsze postępowanie. Należy zostawić trochę rezerwy w budżecie, w razie gdyby, wypadły jakieś nieprzewidziane okoliczności. Można postarać się o dodatkowe wsparcie finansowe poprzez pozyskanie sponsorów czy reklamodawców. Reklamodawcy powinni chętnie pomóc, ponieważ na konferencji jest duża grupa ludzi, który mogą zainteresować się reklamowanym produktem.
Odpowiednie miejsce, w którym będzie zorganizowana konferencja. Może to być hotel, ośrodek lub inne atrakcyjne miejsce. W zależności od posiadanych środków konferencja może odbyć się w Polsce lub poza jej granicami. Warto zebrać kilka ofert i porównać je ze sobą, warto próbować negocjować cen z właścicielami ośrodków czy biur podróży. Jeżeli konferencja będzie trwała więcej niż jeden dzień, należy zapewnić gościom nocleg oraz catering. Należy wybrać taki ośrodek, który dysponuje odpowiednim zapleczem tzn. dużą salą konferencyjną z odnowieniem sprzętem oraz szerokim zakresem atrakcji, z których mogą skorzystać goście w przerwach konferencji. Istotny jest też dobry dojazd do miejsca konferencji oraz odpowiednia ilość miejsc parkingowych.- Temat konferencji – jest to jeden z kluczowych elementów, od niego zależy czy przyciągnie uczestników. Należy ustalić, czy konferencja ma pokazać nowy produkty, czy ma być tylko wymianą poglądów i doświadczeń. Temat musi być chwytliwy, budzić zaciekawienie. Powinien być krótki, łatwy do zapamiętania.
- Harmonogram imprezy – to także istotny element. Pozwoli zaplanować kolejne godziny lub dni spotkania, dzięki niemu uniknie się chaosu i braku organizacji. Pierwszym elementem konferencji jest przedstawienie prelegentów, kolejny to wystąpienia zaproszonych gości. W kolejnym dniu mogą odbyć się warsztaty i prelekcja głównego gościa. Koniec konferencji to podsumowanie omawianych tematów oraz podziękowanie za udział.
- Termin wydarzenia – należy wybrać taki termin, który nie będzie kolidował z innymi ważnymi wydarzeniami. Należy zdecydować czy będzie to weekend, czy dowolny dzień tygodnia. Warto unikać okresów wakacyjnych, ponieważ wtedy wielu ludzi jest na urlopach i frekwencja może być dużo niższa niż w innym terminie.
- Lista gości – ważne, aby ustalić ile osób i kto będzie brał udział w imprezie. Należy pamiętać o ważnych osobach, których wkład w konferencję może być znaczący. Zaproszenia należy wysłać z dużym wyprzedzeniem, aby każdy z zaproszonych gości mógł zarezerwować sobie termin.
- Atrakcyjny gość – to element, który przyciągnie uczestników. Jeżeli na konferencji pojawia się autorytet w danej dziedzinie, znany specjalista czy naukowiec, konferencja zyska większe zainteresowanie, będzie też bardziej wiarygodna.
- Należy wyznaczyć osobę, która będzie prowadziła konferencje. Może to być osoba z firmy organizującej konferencję, może być również wynajęty konferansjer, który będzie zapowiadał poszczególne punkty konferencji i ja prowadził.
- Catering – konferencje trwają długie godziny, w przerwach muszą być zapewnione posiłki, ciepłe i zimne napoje. Można wynająć firmę cateringową lub skorzystać z oferty ośrodka, gdzie odbywa się konferencja. Warto zwrócić uwagę, aby posiłki były różnorodne, uwzględniające preferencje żywieniowe zaproszonych gości.
- Atrakcje – po zakończonej konferencji lub w przerwie między jednym a drugim dniem należy zapewnić gościom atrakcje, które umilą im pobyt. Obecnie często organizowane się grupowe rozrywki np. spływ kajakowy, park linowy, wyścigi samochodowe. Goście oczywiście mogą też skorzystać z atrakcji, jakie oferuje hotel czyli SPA, siłownia, basen, masaże.
Tak zaplanowana konferencja musi się udać. Jeżeli wszystkie szczegóły będą dopięte, zaproszenie goście wyjadą w pełni usatysfakcjonowani.
Czy warto organizować konferencje?
Konferencje to ważny szczegół życia zawodowego. Dzięki nim można poznać ludzi, którzy pracują w podobnej branży, można wymieniać się doświadczeniami, poznać poglądy innych, nawiązać nowe kontakty oraz poznać nowe technologie i projekty. Konferencje przynoszą również korzyści dla firmy, która ją organizuje. Firma organizująca konferencje może zaprezentować swoje materiały, produkty, może pochwalić się nowinkami z branży, zaprezentować swoją firmę. Na konferencjach często rozdawane są próbki produktów. Ta forma pozwala pozyskać nowych klientów. A to gwarantuje rozwój firmy i większy zysk. W niektórych branżach konferencje są wręcz niezbędne, należą do nich branża IT, medycyna, gospodarka, edukacja, ekonomia itp.
